Per capire fino in fondo l’importanza di aiutare l’imprenditore attraverso la semplificazione dei suoi processi aziendali è opportuno raccontare un aneddoto.

Non sempre la perfezione tecnica è la scelta perfetta

Nei primi anni del corrente secolo uno sbarbatello alle prime armi nel campo informatico collaborava con la Porto di Carrara affiancando fior di programmatori con il solo compito di spiegare all’utilizzatore il nuovo software che avrebbe permesso di avviare al lavoro (in modo automatico) i vari dipendenti. Il nuovo software permetteva che i portuali venissero divisi in mansioni, tenendo presente la capacità del singolo lavoratore a maneggiare certe tipologie di merce. Il programma era scritto benissimo e funzionava senza intoppi ma aveva la grossa pecca di non aver considerato il lato umano del lavoro.
Per una serie di casi sfortunati in quel periodo in Porto veniva movimentata una solita tipologia di materiale che impediva ad alcuni dipendenti (ritenuti non adatti) di entrare nella normale rotazione lavorativa mensile. Inoltre con la classificazione prettamente informatica capitava spesso che alcune persone lavorassero insieme anche se in queste non andavano d’accordo fra loro.
Nel primo caso alla fine del mese le rotazioni sui turni non erano equilibrate mentre nel secondo caso i dissapori minavano la tranquillità del gruppo a discapito della sicurezza.
Chiaramente il responsabile dell’epoca bocciò il tutto e non permise che il software venisse utilizzato. Pur essendo un programma rivoluzionario e ben realizzato, non aiutava il cliente a migliorare i processi aziendali, anzi se possibile li peggiorava creando malumore. Ma quali errori erano stati commessi? La colpa era esclusivamente dei tecnici? Come si è risolta la questione?

Ciò che serve è una corretta analisi

Per fare una corretta ANALISI c’è bisogno di colui che spiega con cognizione di causa e di colui che ascolta e recepisce. In questo caso, il cliente aveva dato l’incarico di spiegare ad una persona non completamente dentro alle procedure aziendali, mentre la software house aveva di fatto sentito e non ascoltato, non ponendo la giusta attenzione sugli equilibri e sulle reali esigenze del committente.
La Porto di Carrara voleva facilitare e velocizzare il lavoro, ma non era l’avviamento dei lavoratori che poteva essere informatizzato con automatismi perché in quello specifico processo aziendale era di vitale importanza la sensibilità umana che nessun software (all’epoca) poteva garantire.
Se si fossero individuate le “vere” esigenze, si sarebbe compreso che il vero nodo che l’azienda portuale doveva sciogliere era il passaggio verso la consuntivazione e di conseguenza verso le paghe. A quel tempo tutto avveniva attraverso fogli scritti a mano e con passaggi su più operatori che di fatto portavano lentezza e un margine d’errore molto alto.
Alla fine, l’avviamento fu lo stesso informatizzato lasciando però in mano al responsabile dei turni la possibilità di stabilire chi faceva cosa, ma collegandolo l’intero processo però direttamente alla consuntivazione. Tutto questo permise ai responsabili paghe di avere una situazione in tempo reale (portando vantaggi anche a chi avviava) ed inoltre l’inserimento dei dati avveniva una volta sola e poi si procedeva con modifiche e/o aggiunte.

E alla fine tutto si riduce all’ascolto

Tutto questo fu possibile perché lo “sbarbatello alle prime armi” andò ad interpellare gli operativi sul campo e a vedere come si svolgeva il lavoro, comprendendo fino in fondo le effettive necessità e facendo loro capire quali vantaggi avrebbe portato una implementazione informatica.
Questa è la filosofia che in ogni ambito accompagna la GM: il cliente è al centro e una volta ascoltato e recepita la sua richiesta d’aiuto gli va tracciato un cerchio per fargli capire l’espansione del suo business tramite l’utilizzo dell’informatica.

Le tre macrofasi che caratterizzano lo sviluppo di un software sono: analisi, scrittura del programma e collaudo. In questo post affronteremo lo step numero uno: l’analisi

Creazione software: prima fase, l’analisi

Quando un paziente va dallo psicologo, chi è in cura sente un disagio di cui non sa le motivazioni e si affida ad un medico che inizialmente è all’oscuro della vita e dei problemi del paziente. Tramite un attento ascolto il medico tenta di trovare le origini e le motivazioni del disagio, cercando di trovare la soluzione più rapida e più efficace per migliorare la situazione senza alterare gli equilibri interni ed esterni della persona.
Con le debite proporzioni un analista informatico è come lo psicologo del software aziendale. Prima di iniziare a programmare bisogna ASCOLTARE le esigenze del cliente cercando di apportare un miglioramento al processo aziendale col minor impatto possibile sul lavoro quotidiano. Inoltre bisogna porre le domande opportune al cliente per capire anche le cose che non ti vengono dette perché per lui sono ovvie e per fargli capire i vantaggi che il nuovo sistema può offrire.
Un analista deve saper ascoltare e deve essere conscio della sua IGNORANZA (nell’accezione latina di colui che ignora) nei confronti delle problematiche del cliente, non si deve sostituire all’imprenditore ma lo deve accompagnare ed aiutare a rendergli il lavoro più efficace, in una parola ad OTTIMIZZARE quello che lui è già bravo a fare ma senza opportuni aiuti informatici. Così come un buon Analista deve essere modesto nell’approccio col mondo lavorativo del cliente, d’altra parte deve essere sicuro di ciò che può offrire da un punto di vista informatico avendo sempre a mente quale deve essere l’obiettivo finale. Non è detto che un processo venga semplificato da un software, anzi spesso gli utilizzatori finali vedono il tutto come un rallentamento della loro routine quotidiana anche perché si va ad intaccare la loro zona di confort. Ma questo fa parte della prossima puntata…..